Die Einführung von Grundqualifikationen bei Amarant

Amarant ist eine renommierte Pflegeeinrichtung für Menschen mit geistiger Behinderung, Autismus oder Hirnverletzungen in Nordbrabant (Niederlande). Rund 5.800 Pflegefachkräfte sind an 400 Standorten tätig. Diese müssen alle nachweislich für ihre Funktion qualifiziert sein. Aber wie dokumentiert man das? Und wie geht man mit Mitarbeitern um, die ihre Ausbildung im Ausland absolviert haben? Und was ist mit Quereinsteigern und internem Wechsel? Deshalb hat Amarant sogenannte Grundqualifikationen eingeführt. Die Ausbildungskoordinatoren Marja und Ellen gewähren uns einen Einblick hinter die Kulissen bei Amarant.

Vor welcher Herausforderung standet ihr?

Ellen: "Wir sind eine große, vielfältige Organisation. Bei Amarant werden fast täglich neue Pflegefachkräfte eingestellt; es kommen Quereinsteiger dazu oder Mitarbeiter wechseln ihre Funktion oder Abteilung. Deshalb haben wir daran gearbeitet, die Systeme und Prozesse immer besser aufeinander abzustimmen."

Marja: "Früher gab es bei Bewerbungsgesprächen immer ein zweites Gespräch, an dem ein Mitarbeiter von der Personalabteilung teilnahm. Bei diesen Gesprächen reichten Bewerber ihr Abschlusszeugnis ein, was danach in der Schublade verschwand. Wenn wir dann wissen wollten wie viele Mitarbeiter einen Bachelor-Abschluss haben, blieb einem nichts anderes übrig als selbst in den Personalakten nachzuschauen. Diese Daten waren nämlich nicht digitalisiert. Das Sammeln und Verwalten dieser Informationen waren also nicht auf die Prozesse in unserer Organisation abgestimmt. Die sichere Aufbewahrung dieser Daten wurde immer wichtiger, weil Amarant immer größer wurde.

Ein weiterer Vorteil von CAPP LMS ist, dass speziell eingerichtete Berichte ausgeleitet werden können, um so zielgerichtete Informationen für andere Systeme bereit zu stellen. So wird beispielsweise die Dienstplanung erleichtert, weil jetzt relevante Informationen aus CAPP LMS in einer anderen Software dargestellt werden.

Was sind Grundqualifikationen?

Eine Grundqualifikation ist eine Zertifizierung, die angibt, welche Funktionen ein Mitarbeiter aufgrund seines Abschlusses ausüben darf. Auf diese Weise wissen Pflegefachkräfte und Pflegeeinrichtungen, dass Sie aufgrund Ihrer Ausbildung das erforderliche Wissen und die erforderlichen Fähigkeiten erworben haben, um eine Funktion auszuüben.

Wie haben Sie die Grundqualifikationen definiert?

Ellen: "Zunächst haben wir die Digitalisierung in diesem Bereich vorangetrieben und alle Personalakten eingescannt. Jede Akte erhielt einen Code und wurde in das Akademieportal integriert, um alles rund um das Thema Lernen und Entwicklung an einem Ort zu haben.

Anhand der Stellenbeschreibung haben wir allen Funktionen im primären Pflegebereich eine Grundqualifikation zugeordnet. Wenn man zum Beispiel als persönlicher Betreuer in einer nicht komplexen Gruppe arbeiten möchte, benötigt man eine abgeschlossene Berufsausbildung. Arbeitet man mit komplexen Fällen, benötigt man einen Fachhochschulabschluss. Die vorhandenen Pflegefunktionen wurden von Marja und den Kollegen von Defacto mit den zugehörigen Grundqualifikationen gematcht und in einer Übersicht wiedergegeben.

Dabei war Defacto sehr geschickt, denn das System ist so eingerichtet, dass es automatisch erkennt für welche Funktionen der hochgeladene Abschluss eine Grundqualifikation wäre. Einfach fantastisch! Man sieht nicht nur die eigene Funktion in dieser Liste, sondern auch alle Funktionen, die man mit seiner Grundqualifikation ausüben könnten.

Wie ist Amarant mit den verschiedenen Arten von Abschlüssen umgegangen?

Ellen: "Das war eine riesige Aufgabe. Denn es gibt natürlich zahlreiche Ausbildungen, deren Curriculum im Laufe der Jahre angepasst, geändert oder weiterentwickelt wurde. Es ist also manchmal ziemlich schwierig festzustellen, was eine Ausbildung genau beinhaltet und wo man sie einordnen kann. In manchen Fällen sind bestimmte Teile einer Ausbildung nicht mehr aktuell, so dass eine Weiterbildung in diesen Bereichen erforderlich ist. Das Verabreichen von Medikamenten war früher beispielsweise nur das Drücken von Pillen aus einer Blisterverpackung. Heutzutage werden Medikamente anders geliefert und es gehört auch dazu, dass diese digital verwaltet werden.

Wir sehen auch, dass immer mehr Menschen aus aller Welt in die Niederlande kommen, um im Gesundheitswesen zu arbeiten. Damit gibt es dann Ausbildungen, die im Ausland absolviert wurden und ebenfalls als Grundqualifikation kodiert werden müssen. Diese ausländischen Abschlüsse werden von speziellen Agenturen überprüft. Denn es geht nicht nur um die Bezeichnungen von Ausbildungen und Teilen davon, sondern auch um den Inhalt und den Lehrplan. Welche Teile wurden absolviert? Sind diese vergleichbar mit unseren? Diese Einschätzung machen wir nicht selbst. Wir sorgen dafür, dass externe Parteien diese Beurteilung übernehmen.

Dank der Grundqualifikationen haben wir jetzt einen sehr guten Überblick über alle Ausbildungen und welche Tätigkeiten unsere Mitarbeiter damit ausführen dürfen und können. Der Manager kann nun bei der Bewerbung bereits einschätzen, ob jemand über die richtigen Papiere verfügt und natürlich auch danach."

Wie erleichtert es neuen Mitarbeitern das Onboarding?

Ellen: "Wir möchten, dass das Onboarding für den Mitarbeiter so reibungslos wie möglich verläuft. Wir bitten alle neuen Mitarbeiter zunächst ihr Abschlusszeugnis im Akademieportal hochzuladen. Auf diese Weise werden ihre Fähigkeiten im LMS registriert. Aufgrund dieses Profils werden diverse Schulungen für den Mitarbeiter bereitgestellt. Das Abschlusszeugnis wird mit einer Kodierung als Qualifikation versehen.

Bei einigen Abteilungen haben wir uns dafür entschieden den Qualitätspass der Mitarbeiter zu verbinden. Angenommen, ein Mitarbeiter wird auf einer Abteilung eingesetzt mit vielen verschiedenen Handlungen, die derjenige aufgrund seiner Funktion ausüben dürfte. Sobald ein Mitarbeiter im System steht, ist der Qualitätspass verfügbar. Dann lässt sich sofort feststellen, ob man alle nötigen Grundqualifikationen für die Arbeit erfüllt. Das Ergebnis könnte sein, dass jemand noch in drei Handlungen im Pflegebereich ausgebildet werden muss. Im LMS kann der Mitarbeiter dann weiterklicken zur jeweiligen Theorie im Lernpfad und den entsprechenden Fertigkeiten.

Marja: "Der Mitarbeiter sieht direkt, welche Pflichtschulungen noch gemacht werden müssen und welche bereits erworben wurden. Man weiß genau wo man startet mit seinen Qualifikationen. Alles, was mit Weiterbildung zu tun hat befindet sich an einem Ort. Das bringt dem Mitarbeiter meiner Meinung nach am meisten.“

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter seine Dokumente nicht hochlädt?

Marja: "Der Mitarbeiter ist verantwortlich für das Hochladen aller Dokumente. Der Manager und die Akademie überprüfen im Nachhinein, ob alles korrekt im System steht. Solange Mitarbeiter noch nichts hochgeladen haben, werden keine Grundqualifikationen im Qualitätspass angezeigt. Dann bekommt der Mitarbeiter einen roten, statt einen grünen Punkt zu sehen. Der Manager kann den Mitarbeiter auch erinnern, da er sehen kann, dass nicht alle notwendigen Qualifikationen hochgeladen wurden. Mitarbeiter erhalten zusätzlich eine Erinnerung, bei der 2. Erinnerung ist der Vorgesetzte in CC."

Ellen: "Als wir die Grundqualifikationen eingeführt haben, wurde der Status bei einigen Mitarbeitern rot, weil Dokumente fehlten. Mir ist aufgefallen, dass Mitarbeiter auf die roten Punkte reagieren. Wenn sie eine Nachricht erhalten „Hallo, wir benötigen noch ein paar Dokumente von Ihnen“ passiert meistens nichts. Mitarbeiter werden täglich mit den roten Punkten in ihrem Qualitätspass konfrontiert und das nervt scheinbar. Schon witzig wie sowas funktioniert. Scheinbar hilft es den Status zu sehen, um eher das Gefühl zu haben sich um die Grundqualifikationen zu kümmern.

Marja: "Diese Signalwirkung in CAPP LMS gibt Mitarbeitern sofort eine Übersicht, ob und wann sie etwas tun müssen. Diese Klarheit schätzen Mitarbeiter sehr, weil sie zuvor keine Ahnung hatten, wann welche Qualifikation verlängert werden muss. Wenn man selber monitoren muss, wann was abläuft, ist man meist zu spät, wenn man dran denkt. Darum war die Automatisierung ein willkommenes Geschenk.

Ellen: "Auch unsere Vorgesetzten haben jetzt sofort Einblick in die Qualifikationen der Mitarbeiter. Dafür gibt es eine praktische Übersicht, die Anforderungsmatrix. Der Manager kann sofort sehen: „Oh ja, das ist Martina. Sie hat diesen Abschluss und diese Weiterbildung absolviert.“ Das ist sehr hilfreich für Bewerbungsgespräche, aber auch danach. Uns ist aufgefallen, dass Manager immer mehr auf die gesetzlichen Befugnisse, Fähigkeiten und Verantwortlichkeiten achten, zum Beispiel beim Thema Brandschutz. Es wird beispielsweise immer öfter darüber nachgedacht welche Pflege zu Einrichtung X passt, ob es dort einen Brandschutzbeauftragten gibt und ob die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.' Alles wird immer mehr aufeinander abgestimmt.

Hilft es den Mitarbeitern auch bei ihrem beruflichen Werdegang?

Ellen: "Ja, wenn ich meinen Qualitätspass öffne, sehe ich dort meine Grundqualifikation, die möglicherweise für 6 oder 8 Funktionen gilt. Also könnte ich als Betreuer arbeiten, aber auch als persönlicher Betreuer, als Teamleiter, als Manager, usw. Das gibt einem ein gutes Gefühl und zeigt auch Chancen auf der Karriereleiter.

Amarant möchte Mitarbeitern, die gerne eine andere Tätigkeit ausführen möchten, die Möglichkeit bieten sich innerhalb der Organisation Amarant umzuschulen. Damit möchte Amarant dafür sorgen, dass Mitarbeiter weiterhin gerne bei Amarant beschäftigt bleiben. Denn die eigenen Mitarbeiter kennen Amarant natürlich bereits recht gut, daher wäre es schön, wenn man zusammen nach neuen Aufgaben schauen kann, die zur persönlichen Situation oder den Ambitionen passten.

Marja: "Angenommen, du arbeitest in Wechselschicht und diese Unregelmäßigkeit passt nicht mehr in dein Leben, dann kann man anhand der Grundqualifikation schauen, ob es möglich ist zur Tagesbetreuung zu wechseln. Uns ist auch aufgefallen, dass persönliche Betreuer heutzutage viele organisatorische Aufgaben übernehmen, obwohl sie lieber direkt mit Patienten arbeiten würden. In dem Fall kann man sich als Betreuer bewerben, da diese Rolle besser zum dem gewünschten Arbeitsalltag passen. Gerade durch die Einführung der Grundqualifikationen können wir schneller reagieren und dem Mitarbeiter passgenaue Alternativen anbieten.

Welche Vorteile hat das für die Organisation?

Ellen: "Es gibt uns zunächst einmal sehr viel Einblick in die Qualifikationen unserer Mitarbeiter. Wenn es beispielsweise einen Vorfall gegeben hat oder wenn Compliance Daten benötigt werden, haben wir diese Daten direkt parat und können sie teilen. Das war in der Vergangenheit, als wir die Grundqualifikationen noch nicht hatten, natürlich sehr schwierig. Jetzt können wir Kollegen, die diese Einsichten brauchen, sogar unterstützen."

„Durch unser System können wir auch sehen, wer welche Spezialisierung hat. Praktisch wenn man einen Supervisor oder einen Spezialisten in einem bestimmten Bereich benötigt. Wir handeln jetzt einfach viel schneller, weil die Informationen besser aufbereitet sind. Denn du kannst dir vorstellen, dass man bei insgesamt 5.800 Mitarbeitern und vielen Standorten untereinander nicht so schnell sieht, was für Personal der eine oder der andere Standort hat. Es kann sein, dass es in Zeeland einen Spezialisten gibt, der den Standort Bergen op Zoom unterstützen kann, da es dort niemand vor Ort mit den richtigen Qualifikationen gibt. Wir sind einfach flexibler. Das System lässt sich leicht durchsuchen auf Grundqualifikationen oder bestimmte Fachgebiete. Diese lassen sich dann auch noch herausfiltern. Es ist echt ein tolles Tool, um schnell die nötigen Informationen zu generieren und bereitzustellen.“

Marja: "Wir haben tatsächlich festgestellt, dass die Mitarbeiter sagen, dass wir sehr schnell sind und reagieren, wenn es um Berichterstattung geht. Aber das ist natürlich nur gut so. Und das Schöne ist, dass wir in einer so großen Organisation jetzt einen Standard haben, der von allen verwendet wird. Also haben wir jetzt ein Konzept für die Funktionen und Fähigkeiten, die in unseren Abteilungen benötigt werden. Ungefähr zum gleichen Zeitpunkt als wir angefangen haben die Grundqualifikationen zu registrieren, hat die Personalabteilung alle Funktionen noch mal geprüft. Wir haben nämlich festgestellt, dass es eine Reihe von Variationen für bestimmte Funktionen gab, zum Beispiel bei den Assistenten. Diese Pflegefunktionen sind jetzt wieder einheitlich erfasst."

Ellen: "Ich glaube auch, dass es von Vorteil ist, dass wir uns bei Amarant alle an den gleichen Standard halten. Es ist jetzt transparent und besser zu vergleichen. Alle Mitarbeiter in einer bestimmten Funktion benötigen die gleichen Grundqualifikationen. Und die gelten, wenn man in Gruppe A arbeitet, genauso wie in Gruppe Z. Das ist auch in Bezug auf die Kommunikation mit Personalmitarbeitern einfacher und fairer für die Mitarbeiter. Die Tätigkeiten bei einer Funktion werden auch im Akademieportal hochgeladen. Bei der Grundqualifikation der Funktion ‚persönlicher Betreuer‘ gibt es zum Beispiel einen Link zu den Tätigkeitsbereichen. Wir möchten, dass jeder Mitarbeiter weiß welche Tätigkeiten zu seiner Arbeit gehören."

Marja: "Dadurch, dass wir die Grundqualifikationen eingeführt haben, haben wir entdeckt, dass manche Funktionen nicht deutlich eingepflegt sind. Es gab kleine Abweichungen, zum Beispiel unterschiedliche Bezeichnungen, obwohl es um die gleichen Tätigkeiten geht. Warum heißt eine Tätigkeit an einem Ort 'Schlafwache' und an einem anderen Ort 'Nachtschicht'? Was ist der Unterschied? Gibt es den überhaupt? Im Endeffekt wurden alle Funktionen noch mal auf den Prüfstand gestellt.“
Ellen: "Das war eine komplexe Herausforderung und wir sind noch lange nicht fertig. Aber wir sehen, dass das heutige System uns näher an unsere Ziele bringt und allen bei Amarant mehr Einsicht gibt. Wir sind auf jeden Fall sehr zufrieden.“

Willst du für eure Mitarbeiter auch mehr Einsicht durch einen eingerichteten Qualitätspass errreichen? Dann melde dich bei uns, wir beraten euch gerne bei den Möglichkeiten.