VieCuri setzt Performance Support in die Praxis um, inspiriert durch die 5 Moments of Need

VieCuri ist ein klinisches Spitzenkrankenhaus im Norden Limburgs. Inspiriert von den 5 Moments of Need beschäftigt sich die Learning & Development-Beraterin Marlies van den Munckhof, mit Performance Support. Die zentrale Frage dabei ist: Was brauchen die Mitarbeitenden im Betrieb in einer bestimmten Situation? Indem das Lernen direkt in der Praxis ansetzt, rückt der Kundenwunsch in den Fokus, sodass konkrete Fragen und Probleme am Arbeitsplatz effektiv gelöst werden können. Marlies erzählt uns, was das für das Learning House bedeutet, aber vor allem, welchen Nutzen es für VieCuri hat.

Was ist deine Rolle bei VieCuri?

Vor 38 Jahren begann ich als Krankenpflegeschülerin. Nach meinem Abschluss habe ich fünf Jahre lang auf einer chirurgischen Station gearbeitet und war anschließend mehr als 15 Jahre lang in der Dialyseabteilung als Dialysefachkraft tätig. Aufgrund meines Interesses an Lernen und Entwicklung wechselte ich zum VieCuri Learning House.

Ich hatte schon immer eine Affinität zum Lernen und zur Weiterbildung von Fachkräften. Es macht mir wirklich Spaß, meinen Teil dazu beizutragen. Denn was ich tue, hat letztendlich Einfluss auf die Patientenversorgung – auch wenn ich nicht mehr direkt am Bett stehe.

Derzeit beschäftige ich mich intensiv mit digitalem Lernen, insbesondere mit CAPP LMS, Agile Air und QR. Und das verknüpfen wir jetzt ganz konkret mit dem Projekt Lernen am Arbeitsplatz. Performance Support spielt dabei eine zentrale Rolle, aber auch viele weitere Aspekte: Wie setzen wir das Konzept um? Wie nehmen wir die Mitarbeitenden mit? Wie ermöglichen wir ihnen, Verantwortung für ihren eigenen Lernprozess zu übernehmen – auch bei der Erstellung von Lernmaterialien? Und wie werden die erstellte Lerninhalte kontinuierlich gepflegt? All das fließt jetzt in das Projekt "Lernen am Arbeitsplatz" ein.

Was ist Ihre Vision von Performance Support?

Unsere Vision basiert auf der Frage, wie wir Lernen so gestalten können, dass es nachhaltig wirkt.
Vor allem geht es darum, unsere Mitarbeitenden am Arbeitsplatz bestmöglich zu unterstützen – ohne sie aus ihrer Arbeit herauszunehmen, sondern indem wir ihnen genau die Informationen zur Verfügung stellen, die sie in dem Moment benötigen.

Wir nutzen das Modell der 5 Moments of Need von Bob Mosher und Conrad Gottfredson. Sie identifizieren 5 Momente, in denen wir lernen, und zwar jeweils mit ihren eigenen spezifischen Lernbedürfnissen. Wenn man etwas Neues lernt, benötigt man andere Informationen, als wenn man das Wissen in der Praxis anwenden möchte. Und wer sich tiefer mit einem Thema befassen möchte, braucht eine andere Art von Unterstützung als jemand, der schnell eine akute Frage klären muss.

Was mich besonders an diesem Ansatz überzeugt, ist die Abkehr von der klassischen Vorstellung, dass Lernen nachhaltig ist, wenn man eine Gruppe aus dem Arbeitskontext nimmt, in einen Schulungsraum setzt und ihnen eine gute Schulung bietet. Heute wissen wir, auch dank der Ebbinghaus'schen Vergessenskurve, dass das so nicht funktioniert. Und dass man die Menschen deshalb auf eine andere Art und Weise unterstützen muss – direkt in ihrem Arbeitskontext.

Was ist der Mehrwert der 5 Moments of Need?

Was mir an den 5 Moments of Need wirklich gefällt, ist, dass sie das Lernen direkt an der Praxis ausrichten. Anstatt eine Schulung zu entwerfen und erst danach zu überlegen, wie sie in die Praxis übertragen werden kann, geht man genau andersherum vor: Man startet mit der Frage, was eine Person an ihrem Arbeitsplatz wirklich braucht, und arbeitet sich von dort aus rückwärts. Was ist nötig, um die Menschen richtig vorzubereiten? Und welche Form passt dazu? Diese Abfolge und Überlegungen sind meiner Meinung nach genau das, was die Menschen brauchen und was uns auch als Organisation weiterbringt. Manchmal reicht Performance Support allein völlig aus – zusätzliche Schulungen sind dann gar nicht nötig. In anderen Fällen kann eine ergänzende Erklärung in einem klassischen Schulungskontext sinnvoll sein, denn nicht alles lässt sich direkt am Arbeitsplatz erlernen. Daher ist es wichtig, einen differenzierten Blick darauf zu werfen, was für einzelne Themen erforderlich ist. Das bedeutet, eine Prozess- oder
Themenanalyse mit den Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu machen und diese dann in die Praxis umzusetzen.

Die Aufgaben lassen sich oft gut in einen Lernpfad integrieren, der in Agile Air erstellt wird. Die einzelnen Schritte können in QR-Karten gestaltet werden, wobei jede Karte einen eindeutigen QR-Code hat und eine kleine Menge an Informationen enthält: gerade rechtzeitig und gerade genug. So erarbeiten wir gemeinsam, wie Mitarbeitende während ihrer Arbeit bestmöglich unterstützt werden können.

Dieser Ansatz verändert auch unsere Rolle als Berater. Denn wer primär Schulungen designt und organisiert, hat eine ganz andere Funktion als jemand, der aktiv mit Mitarbeitenden aus der Praxis ins Gespräch geht und ihre konkreten Bedürfnisse ermittelt. Das bringt uns auch dazu, andere Fragen zu stellen, unsere Analysen anders durchzuführen und letztendlich effizienter zu arbeiten. Dank dieses Ansatzes vermeiden wir es, Schulungsangebote zu entwickeln, die am Bedarf vorbeigehen. Stattdessen gehen wir von den Wünschen des Kunden aus und können so echte Fragen und Probleme direkt am Arbeitsplatz lösen.

Wie stellt man fest, welche Bedürfnisse es gibt und welche mögliche Lernlösung dazu passt?

Wir verwenden häufig drei Kriterien, um gemeinsam zu entscheiden, ob Performance Support die richtige Lösung ist. Wie komplex ist die Aufgabe? Wie hoch das Risiko für den Patienten? Und wie oft kommt die Situation vor? Nehmen wir ein Tracheostoma als Beispiel. Die Handhabung ist komplex und kommt nicht sehr häufig vor, sodass Mitarbeitende nur wenig Übungsmöglichkeiten haben. Gleichzeitig besteht ein hohes Risiko für den Patienten, da solche Fälle oft als Notfälle auftreten. Eine Pflegekraft muss also sofort wissen, was zu tun ist – z. B. wie man richtig absaugt oder eine Kanüle wechselt. Da ein Tracheostoma in allen drei Kriterien hoch eingestuft wird, suchen wir gezielt nach Performance-Support-Lösungen, um die Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen.

Abhängig von der Lernfrage und dem Lernziel legen wir dann die Form fest. Wir erstellen zum Beispiel ein Video, oder wir verwenden eine Step-by-Step-Karte, oder wir entwickeln eine interaktive Lösung mit Agile QR. Anschließend bespricht man mit der Abteilung: Reicht das aus? Brauchen wir zusätzlich eine Übersicht über mögliche Komplikationen? Wäre es sinnvoll, eine kurze Präsenzschulung anzubieten, um gemeinsam zu üben? Auf diese Weise unterstützen wir Mitarbeitende gezielt, unterbrechen sie aber so kurz wie möglich bei ihrer Arbeit.

Ihr habt auch Performance Support bei der Einführung eines neuen EPD eingesetzt, richtig?

Ja, genau. Mit der neuen Version des Systems mussten natürlich auch neue Anweisungen erstellt werden. Die Hauptnutzer sind die Mitarbeitenden, die tatsächlich häufig mit dem System arbeiten. Wir haben sie dabei angeleitet, bis sie mit Hilfe von anonymisierten Screenshots anschließend selbst Schulungs­videos für die verschiedenen Nutzergruppen erstellen konnten. Diese haben wir dann mit Markierungen versehen, so dass man sofort an die richtige Stelle navigieren kann. Wir haben auch viele Step Cards, Guide Cards und Legend Cards erstellt, um die Prozesse kurz zu erklären.

Insgesamt haben wir etwa 250 Karten in Agile QR erstellt, für jede Zielgruppe, die das EPD nutzt. Diese haben wir dann zu Lernpfaden in Agile Air zusammengestellt. Diese Lernpfade dienten dem initialen Lernen, also dem Kennenlernen der Systemänderungen. Auf diese Weise haben wir bereits viele Mitarbeitende mit den von Defacto zur Verfügung gestellten Tools erreichen können.

Doch der eigentliche Vorteil zeigt sich im Arbeitsalltag: Die Karten sind direkt am Arbeitsplatz abrufbar. Auf der Intensivstation wurden beispielsweise QR-Codes für selten genutzte Dokumentationsprozesse neben den PCs angebracht. Wenn Mitarbeitende eine komplexe oder selten benötigte Aufgabe ausführen müssen, scannen sie einfach den QR-Code und gelangen sofort zur passenden Anleitung – genau dann, wenn sie sie brauchen.

Wie ist das bisherige Feedback der Mitarbeitenden?

Von den Fachexperten, die viele der Karten selbst erstellt haben, hören wir, dass sie sehr gut mit der Software zurechtkommen. Das System ist niederschwellig und intuitiv. Der Vorteil ist natürlich auch, dass sie ihre Inhalte schnell selbst anpassen können. Wenn eine Anpassung im System vorgenommen wird und jemand die QR-Code-Karte erneut scannt, ist die Information sofort aktuell. Das spart enorm viel Zeit und Aufwand, denn man muss nicht ein ganzes Lernpfad-System überarbeiten, sondern kann gezielt einzelne Bilder oder Textpassagen austauschen.

Also ja, wir bekommen positive Reaktionen. Besonders schön ist, dass die Mitarbeitenden stolz auf das sind, was sie selbst erstellt haben. Das sorgt für starke Beteiligung und Engagement. Auch die Endnutzer schätzen das Format: Sie finden es hilfreich, dass die Inhalte kurz und prägnant sind und keine langen Textpassagen enthalten. Das zeigt, dass unser Ansatz wirklich gut auf die Bedürfnisse der Anwender abgestimmt ist.

Welche Tipps hast du für andere Krankenhäuser, die mit der Performance Support starten möchten?

Tipp 1 ist, die Inhaltsexperten und Abteilungen aktiv zu nutzen. Tausche dich regelmäßig mit ihnen aus. Was brauchen sie? Ich denke, das ist das Wichtigste. So verhindert ihr, dass Lernlösungen entwickelt werden, die zwar gut aussehen, aber in der Praxis keinen Mehrwert bieten. Analysiert jede Lernanfrage mit Blick auf den konkreten Arbeitsplatz. Jede Lernlösung sollte genau auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Arbeitsumgebung abgestimmt sein. Erst wenn das klar ist, kann das L&D-Team gezielt überlegen, welche Maßnahmen wirklich nötig sind.

Lassen Sie die Mitarbeitenden so viel wie möglich selbst erstellen und verwalten. Vor allem bei Inhalten, die nicht unternehmensweit geteilt werden müssen (und daher oft zentral erstellt werden), lohnt es sich, die Verantwortung so weit wie möglich den Abteilungen zu überlassen. Achte dabei darauf Software einzusetzen, die einfach zu bedienen ist. Agile Air und QR sind Beispiele dafür. Die Verwendung dieser Software macht es einfach, Fachexperten die Kontrolle überlassen zu können.

Auch der Prozess selbst sollte du so zugänglich wie möglich gestaltet werden. Erkläre die Grundsätze von Performance Support gut. Denn wir merken, dass Leute oft die Tendenz haben, zu viel Inhalt in ein einzelnes Karteikärtchen zu packen. Mache also klar: „Performance Support ist wirklich für den Arbeitsplatz gedacht. Du musst etwas tun und weißt nicht weiter? Was musst du wissen, damit du weitermachen kannst?“ Hier wird deutlich, wie wichtig die Analyse mit den Fachexperten der jeweiligen Abteilung ist, bevor das Material erstellt wird.

Und schließlich: bring den Mitarbeitenden die 5 Moments of Need nahe, damit jeder Performance Support und das Lernen am Arbeitsplatz auf diese Weise betrachten kann. Mit dieser Sichtweise kannst du wirklich die Bedürfnisse der Menschen am Arbeitsplatz erfüllen.

Möchtest du wissen, wie du deine Mitarbeitenden in der Praxis unterstützen kannst? Wir erzählen dir gerne mehr über die vielen Möglichkeiten von Performance Support. Laden das Produktblatt herunter, um dich mit Agile Air und Agile QR vertraut zu machen.